Profesionalna komunikacija je neophodna kako bi se omogućilo ljudima u kompaniji da efikasno komuniciraju jedni s drugima. Tempo rada čitavog preduzeća direktno zavisi od toga koliko će se brzo i pristupačno odvijati prenos informacija.
Profesionalna komunikacija igra važnu ulogu u donošenju najefikasnijih odluka i njihovom priopćavanju timu. Ukoliko su loše uspostavljeni, onda to prijeti negativnim posljedicama koje se mogu izraziti u greškama u odabranim odlukama, u nastanku nesporazuma između zaposlenih i rukovodioca, kao iu pogoršanju međuljudskih odnosa.
Definicija koncepta
Profesionalne komunikacije su interakcije koje se obavljaju u domenu službenih odnosa. Njihov glavni cilj je postizanje željenih rezultata, rješavanje postavljenih zadataka, kao i optimizacija određenih aktivnosti. Istovremeno, svaki od učesnika u profesionalnim komunikacijamaima svoj status, da je šef, podređeni, kolega ili partner.
U onim slučajevima kada ljudi na različitim nivoima ljestvice karijere (izvođač i menadžer) međusobno komuniciraju, možemo govoriti o podređenoj komunikaciji. Uostalom, tu je jasno vidljiva vertikala odnosa. Prilikom realizacije interakcije po principu ravnopravne saradnje možemo govoriti o horizontalnim komunikacijama.
Relevantnost problema
Profesionalna komunikacija je svakodnevno iskustvo za ljude. Održava se na poslu iu školama, univerzitetima i zvaničnim institucijama. Ovo je komunikacija između učenika i nastavnika, podređenih i šefova, konkurenata, partnera i kolega. Da bi ostvario cilj koji je pred sobom, svaka osoba mora biti upoznata sa sredstvima i principima takve komunikacije, jer partneri moraju komunicirati na istom jeziku (bukvalno i figurativno), imati zajedničko društveno iskustvo i razumjeti jedni druge.
Poštivanje osnovnih uslova poslovne komunikacije
Kako komunikaciju u profesionalnoj aktivnosti učiniti što efikasnijom? To će zahtijevati ispunjenje niza uslova. Prije svega, komunikacija treba da ima jasnu svrhu. Istovremeno, interes svih osoba uključenih u ovaj proces je važan za njegovo postizanje. Primjer je zaključivanje sporazuma, uspostavljanje odnosa, koordinacija događaja, razvijanje najpovoljnijih uslova za saradnju, itd.
Svimaučesnici u profesionalnoj i poslovnoj komunikaciji moraju međusobno kontaktirati, i to bez obzira na lične sklonosti ili nesviđanja. Istovremeno, obavezno je pridržavati se podređenosti, radnih uloga, poslovnog bontona i formalnih ograničenja. Potonji koncept podrazumijeva ne samo implementaciju raznih protokola, rutina i propisa, već i banalnu potrebu da se kontroliše snaga vlastitih emocija i poštuje sagovornik.
Pored toga, jedan od neophodnih uslova za što delotvorniju implementaciju poslovne komunikacije u profesionalnim aktivnostima je njena upravljivost. Šef kompanije, kao osoba koja je najzainteresovanija za rješavanje zadataka koji stoje pred timom, treba prvo da se pobrine za takav trenutak. Važno mu je da motiviše svoje zaposlene da pronađu najbolje rešenje, jer će u suprotnom ostati pasivni posmatrači, ne nudeći nikakve ideje.
Alati za poslovnu komunikaciju
Profesionalna komunikacija je smislena želja jedne osobe ili cijele grupe ljudi da motivišu jednog zaposlenika ili cijeli tim na akciju koja može na neki način promijeniti situaciju ili skrenuti razgovor u drugom smjeru.
Postoji niz alata koji su dostupni za implementaciju plana. Dakle, sredstva profesionalne komunikacije uključuju:
- Obična pošta. Od svih sredstava poslovne komunikacije, ono je najstarije. I u tom pogledu, tradicionalna pošta ima niznedostatke. One se sastoje u maloj brzini prenosa poruka, složenijem dizajnu pisama (u poređenju sa drugim vrstama komunikacija) itd. I to da ne pominjemo činjenicu da ovaj sistem ne funkcioniše uvek na odgovarajućem nivou. Ali obična pošta se i danas koristi kao sredstvo profesionalne komunikacije. Njegova glavna prednost je vrlo prihvatljiv način prijenosa važnih dokumenata između partnera. U poslovnim odnosima može se koristiti i metoda kao što je prenos telegrama. Ova usluga se također pruža putem pošte.
- Telefonska veza. Ovo je vrlo efikasno sredstvo poslovne komunikacije. Međutim, telefonski pregovori nisu pravno obavezujući. Ovu tačku treba uzeti u obzir kada koristite profesionalnu komunikaciju, dok koristite druge načine.
- Email. Ovo relativno novo sredstvo poslovne komunikacije uživa zasluženu popularnost. Jedna od njegovih glavnih prednosti je kombinacija oblika pisane komunikacije (fiksni tekst) sa kvalitetima koje ima usmena komunikacija, u vidu brzine prenosa informacija i mogućnosti dobijanja gotovo trenutnog odgovora. Takvi kvaliteti čine e-poštu jednim od glavnih sredstava koja se koriste za prijenos poruka neformalne prirode.
- Fax. Koristeći poseban uređaj, možete vrlo brzo prenijeti kopiju bilo kojeg dokumenta svom partneru. Brzina je nesumnjiva prednost faksimilne komunikacije. Međutim, dokumenti koji se prenose na ovaj način nemaju pravnu snagu, jer nemajuoriginalni potpisi i pečati. Zbog toga se u većini slučajeva faks kao sredstvo komunikacije koristi samo za brzi prijenos dokumenata. Mogu se prihvatiti na izvršenje samo ako se originali pošalju nakon njih redovnom poštom. Treba imati na umu da je zabranjeno slanje dokumenata sa oznakom “Za službenu upotrebu” ili “Povjerljivo” faksom.
Poslovna komunikacija
Oralni kontakt je oduvijek bio u srcu profesionalne komunikacije. Obavlja se između ljudi koji su međusobno povezani interesima slučaja, a imaju i potrebna ovlašćenja za rješavanje nastalih problema i uspostavljanje partnerskih odnosa.
Ovakvi razgovori su sredstvo profesionalne komunikacije, utjelovljujući sve prednosti koje nedostaju telefonskoj komunikaciji i razmjeni pisanih informacija. Činjenica je da poslovna komunikacija:
- izvodi se u uslovima bliskog kontakta, kada je moguće fokusirati se samo na jednog sagovornika ili na malu grupu ljudi;
- stvara uslove pod kojima se mogu uspostaviti lični odnosi;
- podrazumijeva direktan kontakt.
Poslovni razgovor se prvenstveno odnosi na usmeni govor. I ona, u poređenju sa pisanom formom, ima niz značajnih razlika. Tokom takvog razgovora postaje moguće direktno uticati na sagovornika ili grupu ljudi. U ovom slučaju koriste se geste i izrazi lica, intonacija i tako dalje. osim toga,komunikacija licem u lice ne ostavlja vremena za prethodno razmišljanje. Zato se u poslovnom razgovoru često koriste ležerni oblici komunikacije, kao i neke stilske i gramatičke karakteristike.
Korišćen kao osnova profesionalne komunikacije, poslovni razgovor se odlikuje prvenstveno logičnom konstrukcijom misli. Na osnovu postojeće prakse, može se tvrditi da poslovni ljudi koji odlično koriste prosudbe i koncepte, koji su u stanju da ubedljivo dokažu i donesu ispravne zaključke, mnogo brže uspevaju od onih poslovnih ljudi koji ne poseduju ove veštine.
Profesionalni razgovor ima svoju psihološku kulturu. Ona leži u sposobnosti sagovornika da ostave dobar utisak na druge, stvore prijateljsku atmosferu na sastanku, primenjuju posebne tehnike koje štite od netačnih pitanja, saslušaju svoje protivnike do kraja i, ako je potrebno, opovrgnu njihove argumente, koriste tehnika koja omogućava komunikaciju bez sukoba.
Međukulturni odnosi
Danas je svijet sve više obuhvaćen procesom globalizacije. Zato interkulturalna profesionalna komunikacija dolazi do izražaja. Za njegovu implementaciju potrebni su stručnjaci koji ne znaju samo strani jezik. Oni to moraju savladati u smislu poslovne komunikacije.
Takva profesionalna komunikacija se najčešće odvija na engleskom jeziku. To je glavno sredstvo komunikacije umeđudržavni nivo.
Engleski jezik u oblasti profesionalne komunikacije je modernizovana i pojednostavljena verzija engleskog jezika uopšte. Odlikuje ga prisustvo standardnih kliše fraza, kao i svih vrsta šablona. Specijalista ih mora poznavati i biti u stanju da ih koristi u određenim situacijama.
Ukoliko prevodioca na poslovni sastanak pozove privrednik, u profesionalnoj komunikaciji takav specijalista neće polaziti samo od svog životnog iskustva i ponašanja koje je prihvaćeno u njegovom matičnom kulturnom okruženju. Uzimanje u obzir posebnosti ponašanja drugih ljudi pomoći će da se izbjegnu nesporazumi, greške i problemi u razgovoru.
U interkulturalnoj profesionalnoj komunikaciji potrebno je poznavati interpersonalne norme odnosa koje su prihvaćene u određenom društvu. Naime - neverbalni i verbalni jezici komunikacije. Prvi od njih uključuje različite signale bez riječi koje sudionici komunikacije šalju jedni drugima. Često to rade nesvjesno. Treba imati na umu da je poznavanje neverbalnih i verbalnih jezika u profesionalnoj komunikaciji interkulturalne prirode ključ uspješnog sastanka. Specijalista bi trebao biti svjestan boje govora koju su usvojili određeni ljudi, jačine izgovora, intonacije, izraza lica, držanja itd. Norme za njihovu upotrebu tokom razgovora mogu imati neke razlike. Najbolji primjer je tradicionalni američki osmijeh. U Rusiji se to smatra neiskrenim i veštačkim. Amerikancinaprotiv, oni smatraju da su Rusi previše tmurni, nepristojni i ozbiljni.
Obuka specijalista
Kako se rješavaju problemi s međudržavnom poslovnom komunikacijom? Za uspješno pregovaranje potrebno je prisustvo visoko kvalifikovanog prevodioca iz oblasti profesionalne komunikacije, koji ima kako specijalizovano tako i opšte kulturološko znanje. Ruski univerziteti obučavaju takve stručnjake.
Istovremeno se aktivno koristi program pod nazivom "Prevodilac u oblasti profesionalne komunikacije". Pruža vještine za efikasnu komunikaciju u današnjoj poslovnoj i kulturnoj razmjeni.
Glavne funkcije
Među karakteristikama profesionalne komunikacije je njen prilično složen sistem. Sastoji se od više nivoa, pokrivajući ne samo određenu organizaciju, već i spoljašnje okruženje. Razmotrite glavne funkcije profesionalne komunikacije.
- Informativno. Profesionalne komunikacije su dizajnirane da igraju ulogu određenog posrednika. Uz njegovu pomoć, ideje, odluke i poruke se razmjenjuju između zaposlenika. Informaciona funkcija poslovne komunikacije neophodna je za postizanje ciljeva organizacije, kao i za otklanjanje problema koji nastaju tokom ovog procesa.
- Motivacioni. Profesionalne komunikacije doprinose želji zaposlenih da bolje obavljaju svoje zadatke. Ovo je motivaciona funkcija.profesionalne komunikacije. U ovom slučaju, vođa koristi sredstva kao što su naređenje, uvjeravanje, sugestija i zahtjev.
- Kontrola. Koristeći hijerarhijsku podređenost, ova funkcija je dizajnirana za praćenje ponašanja zaposlenih u kompaniji.
- Expressive. Uz pomoć ove funkcije, profesionalne komunikacije doprinose zadovoljavanju društvenih potreba kroz izražavanje iskustava i osjećaja o onome što se dešava.
- Communicative. Ova karakteristika je vrlo specifična. Uz njegovu pomoć identifikuju se i rješavaju tipične greške i problemi koji su nastali u poslovnoj komunikaciji, te formulišu principi optimalnog ponašanja.
Funkcije profesionalne komunikacije mogu se posmatrati i sa stanovišta osiguranja života kompanije u cjelini. U ovom slučaju se događa sljedeće:
- Regulatorna funkcija. Prilikom komuniciranja dolazi do indirektnog ili direktnog uticaja na zaposlenog, koji je predmet upravljanja. Ovakva funkcija doprinosi organizaciji zajedničkih akcija u timu, koordinaciji i optimizaciji od strane rukovodioca svih radnji koje tim izvodi.
- Funkcija društvene kontrole. Svaki od metoda rješavanja problema organizacije, kao i njeni oblici i principi rada, imaju izražen normativni karakter. Regulisanje svih ovih odredbi, koje se nalazi u uputstvima i naredbama rukovodioca, pomaže da se obezbedi organizovanost i integritet ustanove, kao i doslednost zajedničkog delovanja svakog člana tima. Za održavanje ovog smjera ivrše svoju društvenu kontrolu profesionalne komunikacije.
- Funkcija socijalizacije. To je jedan od glavnih zadataka svakog lidera. Ova funkcija omogućava mladim zaposlenima da se uključe u zajedničke aktivnosti, koji počinju da ovladavaju komunikacijskim vještinama i sposobnostima, uče snalaženje u komunikacijskoj situaciji, govore i slušaju. Sve je to veoma važno ne samo u svrhu interpersonalne adaptacije, već i za realizaciju profesionalnih aktivnosti. Istovremeno, mladi ljudi stiču tolerantan, zainteresovan i dobronamjeran odnos prema drugim zaposlenima i sposobnost djelovanja u cilju ispunjenja kolektivnog zadatka.
- Socio-pedagoški. U procesu profesionalnih komunikacija odvija se proces osposobljavanja, edukacije i razvoja ličnosti zaposlenog uz prenošenje praktičnog iskustva na njega. Zahvaljujući sistematskim kontaktima koji se javljaju u toku zajedničkih aktivnosti, svi učesnici komunikacije stiču znanja kako o sebi tako i o partnerima, kao i o najboljim opcijama za rešavanje zadataka koji stoje pred timom. Ovladavanje praktičnim vještinama za neke zaposlenike ponekad postaje moguća kompenzacija za nedostajuće stručno znanje. A to je osigurano socio-pedagoškom funkcijom komunikacije.
Smjernice
Profesionalna komunikacija se zasniva na:
- Interpersonality. Takvu komunikaciju karakterizira svestranost, otvorenost interakcije među ljudima. Ovaj princip se zasniva na ličnom interesu jednih za druge. I ovo uprkosda je komunikacija poslovno orijentisana. Takva komunikacija neminovno nosi karakteristike međuljudskog kontakta.
- Svrsishodnost. Ovaj princip profesionalne komunikacije je višenamjenski, jer proces poslovne komunikacije, uz predviđeno informacijsko opterećenje, nosi i osnovni cilj. Na primjer, lider, informirajući tim o statističkim podacima kojima raspolaže, želi ukazati na problematične aspekte određene oblasti djelovanja. Istovremeno, najvjerovatnije, na nesvjesnom nivou, nastoji da demonstrira prisutnima svoju elokvenciju, erudiciju i inteligenciju.
- Kontinuitet. Ovo je još jedan od principa profesionalne komunikacije. Sastoji se u tome da, ulazeći u vidno polje našeg poslovnog partnera, postajemo pokretači kontinuiranog kontakta sa njim. Istovremeno, komunikacija se odvija ne samo na verbalnom nivou. Partner stalno prima poruke ponašanja iz kojih može izvući odgovarajuće zaključke.
- Multidimenzionalnost. U toku profesionalne komunikacije ostvaruju se najmanje dva aspekta međuljudskih odnosa. Prvi od njih je prijenos poslovnih informacija i održavanje stvorenog kontakta. Drugi je prevod emotivnog stava prema partneru (može biti pozitivan i negativan).
Profesionalna komunikacijska etika
Svaki od učesnika poslovne komunikacije mora imati:
- Iskrenost. Imajući takvu karakternu osobinu, ljudi se uzdržavaju od lažnih djela i prijevare. Međutim, čakoni koji poštenje smatraju neizostavnim standardom poslovnog ponašanja, ponekad ipak moraju da lažu. U ovom slučaju, ljudi moraju napraviti izbor između alternativa koje ih ne zadovoljavaju. Međutim, istina se uvijek mora reći. Laganje je opravdano samo kada se bira manje od dva zla, kada to okolnosti zahtijevaju.
- Integrity. Ova osobina svojstvena osobi nalazi svoj izraz u jedinstvu njegovih postupaka i uvjerenja. Pristojno ponašanje je sušta suprotnost dvoličnosti i licemjerju. Takva osoba će uvek uraditi ono što je obećala. Na primjer, zaposlenik će sigurno pomoći svom kolegi u obavljanju nekog posla. Ovo će se desiti čak i kada mu to ne bude tako lako, ali obećao je.
- Justice. Ova karakterna osobina implicira odsustvo pristrasnosti i objektivnosti u procjeni drugih ljudi i njihovih postupaka.
- Odgovornost. Ova osobina učesnika u poslovnim odnosima se manifestuje u meri u kojoj je odgovoran za svoje reči, poštuje moralne standarde i ispunjava svoje obaveze.
