Drvo ciljeva i zadataka: karakteristike, zahtjevi i uzorak

2024 Autor: Miguel Ramacey | [email protected]. Zadnja izmjena: 2023-12-17 06:14

Drvo ciljeva je dobro poznat pojam u menadžmentu. To je skup ciljeva ekonomskog sistema, programa ili plana. Ova tehnika postoji više od 50 godina i sada se široko koristi tokom planiranja zadataka.

Ovo je vizuelni prikaz postizanja postavljenih rezultata. Grafikon prikazuje primarne i sekundarne ciljeve. Istovremeno, zadaci nižeg prioriteta mogu biti sastavni dio i ostvarivanja glavne misije i dodatne, one od koje se može izostaviti, ali je bolje izvršiti.

Struktura

Drvo ciljeva i ciljeva - sve su to ciljevi kompanije, koji su izgrađeni po hijerarhijskom principu. U ovoj strukturi postoje visoki i niski nivoi, svaki zadatak ima svoj redoslijed. Takve šeme su kreirane da bolje razumiju obim posla i vizualno predstavljaju konačni rezultat. Grafička slika je sastavni dio ove metode. Pomaže u postizanju zacrtanog, analiziranju mogućih problema i pronalaženju rješenja.

Šta je stablo ciljeva, lako je razumjeti na konkretnom primjeru.

Na vrhu je generalgol. To je ono čemu kompanija teži. Slijede podređeni ciljevi čije postizanje doprinosi glavnom rezultatu. Što su zadaci niži, to su manje važni, ali obavezni za završetak, jer ako se ne završe, povećava se vjerovatnoća da ova šema neće funkcionirati. Ovo je grub opis, jer se u praksi kompanija suočava sa situacijama kada morate odustati od nekih zadataka ili smisliti nove načine rješavanja problema.

Za ispravno kreiranje takve strukture precizno su formulisane namere, pravilno procenjen prioritet, određeni vremenski okviri.

Princip

Razmotrite šest principa za izgradnju stabla ciljeva preduzeća:

1. Obračun resursa i potreba. Što je zadatak složeniji, to se pažljivije planira.
2. Distribucija potrošnje je veoma važna tačka, jer je nedostatak novca čest razlog zašto se razvoj kompanije zaustavlja.
3. Specifikacija uputstava. Ciljevi moraju biti jasno formulisani, moraju imati krajnji rezultat. Opisuje parametre koji pomažu u određivanju je li zadatak dostigao svoje konačno stanje. Ova stavka uključuje i dodjelu vremena za implementaciju jedne ili druge stavke.
4. Korak po korak i dosljedna implementacija tačaka je obavezan zahtjev kako bi se postigao konačni cilj. Zadaci su racionalno podijeljeni u faze, postavljeni su opći i sporedni ciljevi. Analiziraju se resursi potrebni za završetak zadatka.
5. Dobro oblikovana strukturaodređena kompatibilnošću podciljeva i glavne namjere. To znači da su resursi potrebni za realizaciju zadataka pravilno raspoređeni, trebali bi biti dovoljni za svaku fazu.
6. Svako odeljenje preduzeća ispunjava samo svoj cilj, na osnovu stabla namera.
7. Koraci su raščlanjeni na male zadatke. Ovo se zove metoda dekompozicije.

Benefit

Izgradnja stabla ciljeva važan je dio izvršavanja zadataka. Kreira se raspored za prikaz plana, a menadžment određuje koji će resursi biti potrebni za postizanje plana.

Prednosti vizuelnog predstavljanja ciljeva:

• koordinacija aktivnosti strukturnih podjela kompanije;
• raspodjela dužnosti službenicima;
• povećanje međusobne odgovornosti izvođača;
• praćenje postizanja ciljeva;
• postavljanje konkretnih zadataka, rokova;
• priprema za promjenu smjera ukoliko dođe do naglih promjena u aktivnostima kompanije;
• povećanje efektivnosti razvoja procesa upravljanja;
• upravljačko odlučivanje.

Kako napraviti drvo ciljeva

Izgradnja drveta je dovoljno jednostavna. Ovoj fazi treba posvetiti dovoljno vremena, a sve naredne radnje sprovesti prema planu.

Menadžment određuje misiju kompanije. Zove se general i predstavlja deblo koje se nalazi na vrhu drveta. Ovo je osnovni zadatak koji se ne može završiti odmah. Do krajnje tačkebit će potrebni manji zadaci. Dakle, podciljevi su definisani – predstavljeni su granama drveta. Po potrebi se ciljevi dijele na manje podzadatke. Što je kompanija veća, više nivoa može biti u strukturi.

Svaka vrsta je opisana što je moguće jasnije i detaljnije, analizirane su sve nijanse. Analizira se broj ciljeva potrebnih za završetak više misije. Pravilno kreirana struktura sadrži neophodne korake za njihovo rješavanje, obezbijeđeni su potrebni resursi.

Nakon utvrđivanja svih momenata, odgovornosti se raspoređuju između odeljenja preduzeća. Svaka jedinica mora jasno izvršiti svoj zadatak.

Primjer: upis na fakultet

Potrebno je analizirati jednostavan primjer iz života da biste bolje razumjeli stablo ciljeva. Kako napraviti i koristiti plan za ulaz na fakultet?

Prilikom parsiranja potrebno je uzeti u obzir sve resurse, istaknuti podciljeve. Resursi:

• školsko obrazovanje;
• finansijske prilike;
• pomozite prijateljima i poznanicima za prijem i tokom obuke.

Da biste postali student, potrebno je da dovedete nivo resursa do maksimuma što je više moguće. Na primjer, prijavite se na pripremne kurseve, učite sa tutorom ako postoje praznine u poznavanju školskog programa. Pronađite rješenje za pitanje pribavljanja novca za osiguranje daljeg školovanja: uzmite kredit, pozajmite, pronađite izvor dodatnih prihoda.

Svaki gol može biti slomljenza manje zadatke. Na primjer, potraga za tutorom može se podijeliti na sljedeće korake:

1. Organiziranje prihoda za plaćanje podučavanja.
2. Tražite mentora u odabranom smjeru.
3. Traži slobodno vrijeme za časove.

U ovom slučaju, drugi pasus se može podijeliti na dijelove. Podnosilac prijave treba da odluči koje znakove poznaje najgore, šta može sam izvući, a šta ne može sam podnijeti.

Primjer izgradnje finansijskog blagostanja

Drvo ciljeva finansijskog blagostanja može izgledati ovako. Prvo, misija je određena - ovo je stalan prihod, dovoljan da se ni u čemu ne ograničavate. Implementacija je podijeljena na tri podcilja:

• pasivni prihod;
• aktivni prihod;
• bočna zarada.

U ovoj strukturi postoje tri stavke drugog nivoa. Sada treba da kreiramo treći nivo. Stavka o pronalaženju aktivnog prihoda sadrži sljedeće zadatke:

• traži bolji posao;
• dodatno obrazovanje;
• promjena prebivališta;
• određivanje vremena za samostalan razvoj odabranog područja;
• steknite iskustvo.

Grafikon se dalje gradi ako se pronađu dodatni zahtjevi za kompletiranje svake stavke. Kao rezultat, drvo može narasti do veoma velikih veličina.

Programi za izgradnju stabla ciljeva

Stablom se može upravljati uz pomoć dodatnih programa. Među njimauključuje i desktop i online verziju. Mogu se koristiti tokom prezentacija na velikom ekranu ili za saradnju sa malim timom.

Danas se nudi ogroman broj alata za postavljanje ciljeva, organizovanje procesa njihovog postizanja. U takvim aplikacijama korisnik unosi naziv ciljeva, određuje njihovu kategoriju važnosti i dobija strukturirani model.

Zaključak

Planiranje aktivnosti pomoću rasporeda nije samo vrlo zgodno, već je i efikasno. Ovo je alat koji vam omogućava da vizualno vidite kako će zadaci biti u interakciji, koji će resursi biti potrebni za njihovo rješavanje. Ponekad se pronađu nedostajući resursi, pojavljuju se novi zadaci. Možete vidjeti princip interakcije između namjera i kako one zavise jedna od druge.

Uopšteno govoreći, kreiranje rasporeda se može koristiti ne samo u poslovanju ili planiranju pitanja vezanih za posao. To je koristan način da pronađete prave odgovore na lična pitanja i odličan savjetnik ako nešto važno nije dovoljno jasno.